Guide pratique
Charte IA pour une TPE : le modèle à copier, article par article (2026)
Depuis le 2 février 2025, toute entreprise qui utilise l'IA dans l'Union doit aider son équipe à s'en servir, et depuis le 2 août 2026, un chatbot doit dire qu'il est une IA. Voici une charte en 11 articles à copier, les textes qui la justifient, ce qui change en Belgique, au Luxembourg, en Suisse et à Monaco, et la façon de la faire vivre.
Mis à jour le 03/11/2026· L'équipe Move On · Rédigé avec l'aide de l'IA, sources vérifiées
En bref
Depuis le 2 février 2025, l'article 4 du règlement européen sur l'IA demande à toute entreprise qui l'utilise dans l'Union de prendre des mesures pour que son équipe sache s'en servir, sans niveau précis exigé depuis le 27 juillet 2026, et depuis le 2 août 2026, l'article 50 impose qu'un chatbot dise qu'il est une IA. Le modèle ci-dessous tient en 11 articles : outils et comptes professionnels autorisés, données interdites (clients, santé, mots de passe, documents confidentiels), relecture humaine de tout ce qui part chez un client, mention de l'IA, vérification, sécurité, signalement, formation, responsable, révision et engagement. Il ferme aussi la porte aux comptes personnels : d'après les conditions lues le 3 novembre 2026, les offres individuelles de Claude (Free, Pro, Max et Ultra) sont réservées à un usage non commercial dans l'EEE et en Suisse, et Copilot pour les particuliers à un usage personnel.
Pourquoi écrire une charte IA maintenant
Si votre équipe se sert déjà de ChatGPT, de Gemini ou de Claude, la question n'est plus de savoir si l'IA entre dans l'entreprise. Elle est de savoir avec quels comptes, quelles données et quelle relecture. Quatre règles poussent à l'écrire noir sur blanc.
| Règle | Depuis quand | Ce qu'elle demande à une TPE | Article de la charte |
|---|---|---|---|
| Règlement européen sur l'IA, article 4 (maîtrise de l'IA) | 02/02/2025 ; réécrit le 27/07/2026 ; contrôlé par les autorités nationales depuis le 02/08/2026 | Prendre des mesures pour que l'équipe, et ceux qui utilisent l'IA pour vous, sachent s'en servir, selon leur niveau et l'usage. Aucun niveau précis, aucun certificat, aucun référent imposé. | 8 (formation) et 9 (responsable) |
| Règlement européen sur l'IA, article 50 (transparence) | 02/08/2026 | Un chatbot dit qu'il est une IA dès le premier échange, sauf si c'est évident : c'est l'obligation de son fournisseur, à vérifier sur votre site. Vous signalez les hypertrucages que vous publiez. | 4 (mention de l'IA) |
| RGPD, et en France les recommandations de la CNIL | Déjà applicables ; questions-réponses de la CNIL du 18/07/2024 | En règle générale, l'entreprise répond de l'usage que son personnel fait de l'IA. La CNIL recommande une charte des usages autorisés et interdits, l'interdiction de saisir certaines données confidentielles ou personnelles selon l'outil, et une formation. Les données de santé sont des données sensibles, que le RGPD interdit en principe d'utiliser. | 1, 2, 3 et 8 |
| Secret des affaires : directive européenne 2016/943 ; en France, article L151-1 du code de commerce | En France : 01/08/2018 | Une information n'est protégée que si l'entreprise prend des « mesures de protection raisonnables » pour la garder secrète. Une règle écrite sur ce qui ne va jamais dans un outil d'IA est une mesure que vous pourrez montrer. | 2 (données interdites) |
Même pour une publicité ou une traduction
La Commission européenne pose la question dans ses questions-réponses : une entreprise dont les salariés utilisent ChatGPT pour rédiger une publicité ou traduire un texte est-elle concernée par l'article 4 ? Sa réponse : oui, et ces salariés doivent être informés des risques, par exemple les réponses inventées (hallucinations).
Le modèle de charte IA, article par article
Onze articles à copier dans un document à l'en-tête de l'entreprise. Remplacez ce qui est entre crochets, supprimez ce qui ne vous concerne pas et gardez des phrases courtes : une règle que personne ne retient ne protège personne.
Le modèle est générique. Il ne remplace ni votre règlement intérieur ou de travail, ni votre charte informatique, ni la relecture d'un juriste.
Préambule (à adapter)
La présente charte fixe les règles d'utilisation des outils d'intelligence artificielle (IA) chez [nom de l'entreprise]. Elle s'applique à toute personne qui travaille pour l'entreprise (salariés, stagiaires, intérimaires, prestataires) dès qu'elle utilise un outil d'IA dans son travail : rédaction, traduction, résumé, image, réponse à un client. Elle complète [le règlement intérieur, la charte informatique]. Version du [date], approuvée par [nom, fonction].
- 1Outils autorisés et comptes professionnelsSeuls les outils listés en annexe servent au travail, avec le compte fourni par l'entreprise (adresse @[votre-domaine]). Un compte personnel, gratuit ou payant, est interdit pour le travail, même pour une tâche rapide. Pour ajouter un outil, demandez-le à [responsable de la charte] : il vérifie que ses conditions autorisent l'usage professionnel et ce que deviennent les données saisies.
- 2Données interditesNe jamais saisir, coller ni importer dans un outil d'IA : les données qui identifient un client, un prospect ou un salarié (nom, coordonnées, numéro de dossier), sauf dans les outils marqués « données clients » en annexe ; les données de santé et les autres données sensibles (origine, opinions, religion, appartenance syndicale, vie sexuelle, données génétiques ou biométriques) ; les mots de passe, codes d'accès, clés d'API et coordonnées bancaires ; les documents confidentiels (contrats, prix non publiés, chiffres de l'entreprise, documents reçus sous accord de confidentialité). En cas de doute, anonymisez le texte (noms, adresses et numéros retirés) ou demandez à [responsable de la charte].
- 3Relecture humaine obligatoireTout ce qui est produit avec l'IA et part chez un client, un fournisseur ou une administration, ou qui engage l'entreprise (prix, délai, devis, contrat, publication, réponse à un avis), est relu et validé par une personne avant l'envoi. Celle qui valide en répond comme si elle l'avait écrit. Aucun outil d'IA ne paie, n'achète, ne signe ni n'envoie au nom de l'entreprise sans cette validation. Seule exception : l'assistant du site, qui répond seul, mais uniquement avec les informations validées par [responsable de la charte] et en se présentant comme une IA (article 4).
- 4Mention de l'IA aux clientsUn assistant qui échange seul avec les clients (chat du site, messagerie) le dit dès le premier message. Une image, une vidéo ou un son produit ou modifié par l'IA, qui pourrait passer pour vrai, porte la mention « contenu généré par IA ». Pour un mail ou un document relu par un salarié : [choix de l'entreprise : mention systématique, mention sur demande ou pas de mention]. Personne n'affirme qu'un texte a été écrit sans IA quand ce n'est pas le cas.
- 5Vérification et propriété des contenusL'IA peut inventer un chiffre, une référence, une loi ou une citation : chaque fait, prix, date, nom et source est vérifié avant usage. Un contenu produit par l'IA peut ressembler à celui d'un autre utilisateur ou reprendre une œuvre, une marque ou un texte existants : aucun logo, slogan, image ou texte n'est publié sans cette vérification. Les conversations et les contenus produits pour le travail restent dans les comptes de l'entreprise.
- 6Sécurité des accèsChaque compte d'IA a son propre mot de passe et la double authentification. Aucun compte n'est partagé entre collègues. Un outil d'IA n'accède à la messagerie, à l'agenda, aux fichiers ou au site que si l'annexe le prévoit, et seulement à ce dont il a besoin. Quand une personne quitte l'entreprise, ses accès sont coupés le jour de son départ.
- 7Signalement des erreurs et des incidentsUne réponse fausse envoyée à un client, une donnée interdite saisie par erreur, un compte piraté, un contenu choquant : signalez-le à [responsable de la charte] le jour même. Un signalement n'est jamais sanctionné en lui-même. [Responsable de la charte] note l'incident, prévient les personnes concernées si besoin et corrige la règle ou l'outil. Si des données personnelles ont été exposées, il vérifie s'il faut prévenir l'autorité de protection des données (la CNIL en France), dans les 72 heures si possible.
- 8FormationAvant son premier usage, puis [chaque année], chaque utilisateur suit une formation courte : ce qu'est l'IA et ses limites (réponses inventées, biais), les outils autorisés, les données interdites, la relecture. Elle part du métier : un commercial et un comptable ne courent pas les mêmes risques. [Responsable de la charte] tient la liste des formations suivies (date, personne, contenu).
- 9Responsable de la charte[Nom, fonction] tient la liste des outils autorisés, répond aux questions, reçoit les signalements, organise les formations et met la charte à jour. Pour les données personnelles, il travaille avec [le délégué à la protection des données, s'il y en a un]. En son absence : [nom du suppléant].
- 10RévisionLa charte est relue [tous les six mois], et à chaque nouvel outil, nouvel usage, changement des conditions d'un éditeur ou incident. Chaque version est datée et envoyée à toute l'équipe ; la précédente est archivée.
- 11EngagementChaque personne concernée reçoit la charte, peut poser ses questions et signe un accusé de réception daté. [Conséquences d'un manquement : à rédiger avec un juriste, selon votre pays et votre règlement intérieur ou de travail.]
| Outil et offre | Compte | Usages autorisés | Données clients | Accès donnés à l'outil |
|---|---|---|---|---|
| [Assistant de rédaction en offre professionnelle, par exemple Gemini dans Google Workspace ou Claude Team] | Compte @[votre-domaine], créé par [responsable de la charte] | Rédiger, résumer, traduire, préparer une réunion | Non (ou oui, avec un contrat de sous-traitance signé) | Aucun (ou messagerie et fichiers en lecture) |
| [Assistant du site] | Compte de l'entreprise chez l'éditeur | Répondre aux visiteurs avec les informations validées | Coordonnées laissées par les visiteurs | Aucun accès à la messagerie ni aux fichiers |
| [Outil métier avec IA : devis, factures, réponses aux demandes] | Compte de l'entreprise | [La tâche prévue, rien d'autre] | [Oui, avec un contrat de sous-traitance signé] | [Ce que l'outil lit et ce qu'il écrit] |
Ce modèle n'est pas un conseil juridique : faites-le relire par un juriste ou un avocat avant de l'appliquer, surtout pour les sanctions, qui dépendent du droit du travail de votre pays (voir plus bas).
Comptes personnels : ce que disent les conditions grand public
Un abonnement personnel payé par l'entreprise reste un abonnement personnel : ce sont l'offre souscrite et les conditions acceptées qui comptent. Voici ce que disent celles de quatre offres grand public, lues le 03/11/2026 depuis la France.
| Offre grand public | Ce que disent les conditions | Ce que la charte en retient |
|---|---|---|
| Offres individuelles de Claude : Free, Pro, Max et Ultra (Anthropic) | Conditions pour les consommateurs de l'EEE et de la Suisse, en vigueur depuis le 08/10/2025, section 11 : usage non commercial uniquement. Vous vous engagez à ne pas utiliser les services à des fins commerciales ou professionnelles. | Exclues au travail dans l'EEE et en Suisse, même Ultra à 180 € HT par mois : Claude Team, Enterprise ou l'API à la place |
| ChatGPT avec un compte personnel (OpenAI) | Conditions pour l'Europe (EEE, Suisse, Royaume-Uni), mises à jour le 16/01/2026 : en usage commercial ou professionnel, une annexe s'applique. La responsabilité d'OpenAI y est plafonnée au plus élevé de deux montants, ce que vous avez payé pour le service en cause sur les 12 mois précédents ou 100 $ ; l'entreprise indemnise OpenAI ; le droit californien s'applique. Présenter une réponse de l'IA comme écrite par un humain y est interdit. | Possible sous ces conditions ; pour des données de clients, une offre d'entreprise avec contrat de traitement |
| Gemini avec un compte Google personnel | Conditions de Google, version France à compter du 30/07/2026 : pour utiliser les services au nom d'une organisation, un représentant agréé de cette organisation doit accepter les conditions. Guide de confidentialité de Gemini, mis à jour le 26/10/2026 : des réviseurs humains examinent une partie des discussions, conservées jusqu'à trois ans, et Google demande de ne pas y saisir d'informations confidentielles. | Le compte Google Workspace de l'entreprise, pas un compte Gmail personnel |
| Copilot, l'application grand public de Microsoft | Conditions de Copilot, en vigueur depuis le 18/08/2026 : vous ne pouvez utiliser Copilot que pour votre usage personnel. Elles ne s'appliquent pas aux comptes professionnels, scolaires ou d'organisation (Entra). | Le compte professionnel Microsoft 365 de l'entreprise |
La CNIL (France) envisage un service grand public pour des usages non confidentiels, ouvert avec des adresses professionnelles dédiées, jamais personnelles, en désactivant si possible la réutilisation des données par le fournisseur. Les conditions de l'éditeur s'ajoutent à cette règle : pour Claude, les offres individuelles restent exclues du travail dans l'EEE et en Suisse.
Mention de l'IA : ce qui est obligatoire, ce qui est un choix
L'article 50 du règlement européen sur l'IA s'applique depuis le 2 août 2026. Le règlement omnibus du 8 juillet 2026 n'a pas déplacé cette date : il laisse seulement jusqu'au 2 décembre 2026 aux fournisseurs d'IA générative déjà sur le marché pour marquer techniquement leurs contenus. L'article 50 ne demande pas d'étiqueter tout ce que l'IA a touché. Voici où passe la ligne.
| Situation | Ce que dit l'article 50 | Ce que prévoit la charte |
|---|---|---|
| Un chatbot ou un assistant répond seul à vos clients | Les personnes sont informées qu'elles échangent avec une IA, au plus tard au premier échange, sauf si c'est évident pour une personne normalement attentive. L'obligation vise le fournisseur de l'outil. | Mention dès le premier message, vérifiée sur votre site (article 4 de la charte) |
| Une image, une vidéo ou un son truqué (hypertrucage) | Vous indiquez que le contenu a été généré ou manipulé par une IA. Pour une œuvre manifestement artistique, satirique ou fictive, une mention qui ne gêne pas l'œuvre suffit. | Mention « contenu généré par IA » (article 4 de la charte) |
| Un texte publié pour informer le public sur des questions d'intérêt public | Mention obligatoire, sauf si le texte a été relu par un humain et qu'une personne en assume la responsabilité éditoriale. | Relecture et validation par une personne nommée (article 3 de la charte) |
| Un mail, un devis ou un document relu par un salarié | Rien n'est imposé par l'article 50. | Votre choix, écrit dans l'article 4 de la charte. La fiche de France Num et de la CNIL (France) laisse cette possibilité : informer clients et partenaires, par transparence. |
Les plafonds existent. Un manquement à l'article 50 expose à une amende administrative pouvant aller jusqu'à 15 millions d'euros ou 3 % du chiffre d'affaires annuel mondial, et pour une PME au plus faible des deux montants (article 99). L'article 4 n'a pas de plafond propre : chaque État fixe ses sanctions, et la Commission annonce une approche proportionnée, une sanction devenant plus probable si un incident vient d'un manque de formation.
Faire vivre la charte : signature, formation, revue
- 1Partez des usages réelsAvant de remplir l'annexe, demandez à chacun quels outils il utilise déjà, comptes personnels compris, et pour quoi faire. La CNIL (France) met en garde contre les règles qui ignorent les pratiques réelles : l'informatique fantôme révèle parfois un besoin que l'entreprise n'a pas couvert.
- 2Faites-la relire, puis signerUn juriste ou un avocat relit la charte, surtout si elle prévoit des sanctions. Ensuite, présentez-la en réunion et faites signer un accusé de réception daté à chaque personne. Pensez aux prestataires : selon la Commission, l'article 4 vise aussi les personnes qui utilisent l'IA pour votre compte sans être salariées, un sous-traitant ou un prestataire par exemple.
- 3Formez en une séance, et gardez la traceUne séance courte, avec des exemples de votre métier, plutôt qu'un document envoyé : la Commission prévient que, dans bien des cas, demander au personnel de lire les notices risque d'être inefficace. Au minimum, selon elle : ce qu'est l'IA et comment elle fonctionne, les outils utilisés dans l'entreprise, leurs atouts et leurs dangers. Aucun certificat n'est demandé ; notez qui a été formé, quand et sur quoi.
- 4Relisez à date fixeTous les six mois, et à chaque nouvel outil, nouvel usage ou incident : les versions en vigueur des quatre conditions citées plus haut datent du 08/10/2025 au 18/08/2026. La CNIL conseille aussi de recueillir régulièrement l'avis des utilisateurs dans les premiers mois et les premières années.
Sanctions et signature dépendent du droit du travail. En France, un document qui fixe des règles générales et permanentes de discipline suit les règles du règlement intérieur (articles L1321-1 et L1321-5 du code du travail), obligatoire à partir de 50 salariés (article L1311-2) ; la CNIL conseille de donner à la charte une force contraignante, par exemple en l'annexant au règlement intérieur. En Belgique, tout employeur soumis à la loi sur les règlements de travail en a un, quel que soit son effectif, et c'est lui qui mentionne les pénalités et les manquements qu'elles sanctionnent.
Belgique, Luxembourg, Suisse, Monaco : ce qui change
Les onze articles valent partout. Ce qui change d'un pays à l'autre, c'est le droit autour de la charte.
| Pays | Règlement européen sur l'IA | Données personnelles | À savoir |
|---|---|---|---|
| France | S'applique : il est directement applicable dans tout État membre | RGPD ; recommandations de la CNIL | Une charte qui fixe des règles de discipline suit les règles du règlement intérieur ; secret des affaires à l'article L151-1 du code de commerce |
| Belgique | S'applique, comme dans toute l'Union | RGPD | Règlement de travail obligatoire quel que soit l'effectif, et c'est lui qui fixe les pénalités ; mesure de transposition de la directive sur le secret des affaires notifiée à la Commission |
| Luxembourg | S'applique, comme dans toute l'Union | RGPD | Mesure de transposition de la directive sur le secret des affaires notifiée à la Commission ; faites relire la charte au regard du droit du travail luxembourgeois |
| Suisse | Pas une loi suisse, mais il vise une entreprise suisse dont les résultats de l'IA sont utilisés dans l'Union (article 2), rappelle le portail PME de la Confédération | Loi fédérale sur la protection des données (LPD), directement applicable à l'IA selon le PFPDT : un utilisateur a le droit de savoir s'il parle à une machine | Aucune loi transversale sur l'IA au 23/09/2026 ; avant-projet attendu au printemps 2027 pour appliquer la convention du Conseil de l'Europe sur l'IA, signée le 27/03/2025. La clause non commerciale des offres individuelles de Claude vaut aussi en Suisse |
| Monaco | Pas une loi monégasque ; l'article 2 vise de la même façon une entreprise dont les résultats de l'IA sont utilisés dans l'Union | Loi n° 1.565 du 03/12/2024, contrôlée par l'Autorité de protection des données personnelles (APDP) | Monaco n'a ni signé ni ratifié la convention du Conseil de l'Europe sur l'IA au 03/11/2026. Les conditions européennes d'Anthropic (EEE et Suisse) et d'OpenAI (EEE, Suisse, Royaume-Uni) ne visent pas Monaco : vérifiez la version que vous acceptez, la règle de la charte reste une offre professionnelle au travail |
Ce que Move On applique déjà, et ses limites
Chacun des 11 produits du catalogue garde une étape humaine, écrite sur sa fiche : c'est l'article 3 de ce modèle. Pour Réponse aux demandes, rien ne part sans vous : l'outil prépare des brouillons, c'est vous qui envoyez. Il ne donne jamais de prix que vous n'avez pas écrit.
Assistant de site, construit avec Causerie, répond seul aux visiteurs de votre site : la mention « Vous échangez avec un assistant IA » est activée par défaut sur un nouveau bot Causerie, comme le demande l'article 50, et c'est vous qui répondez aux demandes transmises. L'assistant ne promet rien que vous n'ayez écrit.
Côté prix : Réponse aux demandes dès 1 190 € HT de mise en place, Assistant de site dès 390 € HT plus Causerie Pro à 49 € HT par mois.
Ce que Move On ne fait pas : du conseil juridique, la charte reste à faire relire par un juriste. Les produits qui utilisent votre messagerie, vos fichiers ou vos tableaux tournent sur Google Workspace (Gmail, Drive, Sheets), pas sur Microsoft 365 ni Outlook, et ne couvrent que les tâches du catalogue. Une tâche hors catalogue passe par un audit, puis par un développement sur mesure.
- Gemini dans Gmail et Drive pour une TPE →Ce que Gemini fait dans votre Google Workspace, ce qu'il ne fait pas tout seul, et sept règles d'usage à reprendre dans la charte.
- ChatGPT, Claude, Mistral ou Gemini pour une TPE →Les offres d'équipe, leurs prix vus de France et ce que deviennent vos données : de quoi remplir l'annexe de la charte.
- L'IA dans une PME : par où commencer →Choisir la première tâche, le calendrier du règlement européen sur l'IA et les aides, pays par pays.
- Agence IA pour une TPE : comment choisir →Les cinq options, leurs prix et les questions à poser avant de signer, dont celle de la validation humaine.
- Le bilan de vos tâches, gratuit →Votre métier découpé en tâches : ce que l'IA peut prendre et ce qui doit rester entre vos mains.
- Les produits Move On →Chaque produit avec sa démo sur données fictives, son prix affiché et ce qui reste humain.
