Guide pratique
Facturation électronique 2026 : ce qu'une PME doit faire pour recevoir ses factures
La réception est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 01/09/2026, l'émission ne le sera pour les PME qu'en 2027. Voici ce qu'il faut faire côté factures reçues, ce qui ne change pas, et les pièges à éviter.
Mis à jour le 15/10/2026· L'équipe Move On · Rédigé avec l'aide de l'IA, sources vérifiées
En bref
Depuis le 01/09/2026, toute entreprise française assujettie à la TVA, micro-entreprise et franchise en base comprises, doit pouvoir recevoir des factures électroniques par une plateforme agréée qu'elle choisit librement (plus de 150 figurent sur la liste officielle, et certaines sont gratuites, comme l'offre Free de Tiime au 15/10/2026). Ses fournisseurs PME n'auront l'obligation d'en émettre qu'au plus tard le 01/09/2027 : d'ici là, les PDF par mail continuent d'arriver et ne doivent pas être refusés pour ce seul motif. Sans plateforme, l'administration met en demeure de se conformer sous 3 mois, puis l'amende est de 500 €, et ensuite de 1 000 € tous les 3 mois tant que rien n'est fait.
Ce qui a changé le 01/09/2026
Depuis le 01/09/2026, toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur forme juridique, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques par l'intermédiaire d'une plateforme agréée (FAQ de la DGFiP, question 5.1). Même une entreprise qui ne vend qu'à des particuliers doit en choisir une pour recevoir les factures de ses fournisseurs.
L'émission suit un autre calendrier : votre fournisseur d'énergie ou un grand négoce passent déjà par la plateforme, vos fournisseurs PME enverront souvent des PDF jusqu'en 2027.
| Situation | Recevoir par une plateforme agréée | Émettre des factures électroniques |
|---|---|---|
| Grandes entreprises et ETI | Depuis le 01/09/2026 | Depuis le 01/09/2026 |
| PME et micro-entreprises | Depuis le 01/09/2026 | Au plus tard le 01/09/2027 |
| Ventes à des particuliers ou à l'étranger | Sans objet | Pas de facture électronique : transmission de données (e-reporting), au plus tard le 01/09/2027 pour une PME |
Un PDF envoyé par mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme (question 3.1). La facture électronique est un fichier structuré (UBL, CII, ou un format mixte qui associe données et image, comme Factur-X) qui passe d'une plateforme agréée à une autre.
Recevoir : la méthode en 6 étapes
- 1Regardez où vous en êtes dans l'annuaireL'annuaire de la facturation électronique, gratuit et sans compte, est sur le portail Chorus Pro. Cherchez votre SIREN : la ligne « Plateformes agréées rattachées » dit Oui ou Non. Avec Non, un fournisseur soumis à l'émission ne peut pas vous livrer de facture électronique.
- 2Choisissez une plateforme agrééeLe choix est libre, révisable à tout moment, et vous pouvez en avoir plusieurs, par exemple une pour recevoir et une autre pour émettre (questions 2.1 et 2.2). Partez de ce que vous utilisez déjà : banque, logiciel comptable, expert-comptable. Vérifiez que l'outil est sur la liste d'impots.gouv.fr ou raccordé à une plateforme agréée (question 2.3).
- 3Signez, puis vérifiez votre inscriptionVous signez un accord formel qui désigne la plateforme comme plateforme de réception dans l'annuaire. Refaites ensuite la recherche de l'étape 1 : votre SIREN doit afficher Oui.
- 4Décidez de vos adresses de facturationVotre adresse de base est votre SIREN ; chaque établissement a la sienne (SIREN_SIRET). La plateforme peut en créer de plus fines (code routage pour un service, suffixe pour une activité) : utile si plusieurs sites reçoivent des factures, inutile pour une seule adresse.
- 5Réglez la sortie des facturesQui reçoit les notifications, qui valide, où part chaque facture (logiciel comptable, expert-comptable, dossier de travail) ? Demandez sous quels formats une facture se récupère (PDF lisible, Factur-X, XML) et si la plateforme sait la transférer par mail.
- 6Prévenez votre comptable et vos fournisseursVos fournisseurs n'ont rien à paramétrer : leur plateforme trouve la vôtre par l'annuaire. Mettez votre SIREN sur vos bons de commande (c'est une mention obligatoire de leurs factures électroniques) et dites à votre expert-comptable quelle plateforme vous avez choisie.
Quelle plateforme : les options courantes et leurs prix
| Option | Prix public au 15/10/2026 | Ce qu'elle fait bien | Quand elle suffit |
|---|---|---|---|
| Tiime | Free gratuit, quelle que soit la taille ; Smart à 29,99 € HT par mois (2 à 5 salariés) ou 49,99 € HT (6 à 20), en annuel | Plateforme agréée, factures et devis illimités, accès gratuit pour le comptable | Être en règle sans dépenser |
| Qonto | Indépendants : Basic à 9 € HT par mois ; TPE et PME : Essential à 49 € HT par mois (paiement annuel) | Compte pro, facturation électronique, factures fournisseurs centralisées | La banque et les factures au même endroit |
| Pennylane | Indépendant : Starter à 7 € HT par mois (compte pro requis) ; TPE avec 2 utilisateurs : 29, 49 ou 149 € HT par mois | Réception, lecture des factures, paiement des fournisseurs, comptabilité en Premium | Votre expert-comptable travaille déjà dessus |
| Logiciel de votre cabinet ou de gestion (Sage, Cegid…) | Selon contrat | Rien à changer | Il est déjà raccordé |
Ce qui change pour le rangement, la conservation et le rapprochement
Rangement. Pendant au moins un an, vos factures arrivent par deux canaux : la plateforme pour les grands fournisseurs, le mail pour les autres. Votre classement doit réunir les deux ; pour la partie mail, voir notre guide « Automatiser le rangement des factures de Gmail vers Google Drive ».
Conservation. Une facture électronique se garde dans son format d'origine : reçue en XML, elle reste en XML ; un PDF tiré pour la gestion est permis si l'original est conservé en parallèle (BOFiP, BOI-CF-COM-10-10-30, § 180). Durées : 6 ans pour le fisc, 10 ans au titre du droit commercial. Demandez à votre plateforme combien de temps elle archive, et comment tout récupérer si vous en changez.
Rapprochement. Une même facture peut arriver deux fois, en PDF puis par la plateforme quand le fournisseur régularise. La DGFiP demande de comparer numéro, fournisseur, date et montants, de garder une facture de référence et de marquer les autres comme doublons (guide pratique, question 5).
Refuser, contester, rejeter : trois choses différentes
Le refus est un statut définitif et motivé, réservé à quelques cas (facture mal adressée, non-conformité, conditions contractuelles), pas à un litige commercial : pour un écart avec le devis ou la livraison, il existe des statuts provisoires de litige. Le rejet, lui, est technique : une plateforme bloque un fichier non conforme.
Ce qui ne change pas
- Les règles de fond : la réalité de l'opération, la dette, le paiement, la comptabilisation et le droit à déduction de la TVA.
- Une facture reçue par mail, en PDF ou sur papier se traite, se paie et ouvre droit à déduction si elle correspond à une opération réelle (guide pratique, question 3).
- Les mentions obligatoires, avec quatre nouvelles : SIREN du client, catégorie de l'opération (biens, services ou les deux), option pour la TVA sur les débits, adresse de livraison si elle diffère.
- Les documents qui ne sont pas des factures (devis, bons de commande, relevés) s'échangent comme vous le voulez (question 4.1).
- Les factures de fournisseurs établis hors de France ne passent pas par la plateforme ; certains de ces achats relèvent du e-reporting, au plus tard le 01/09/2027 pour une PME.
Les pièges
- Attendre : sans plateforme, vos grands fournisseurs ne peuvent pas vous livrer leurs factures électroniques.
- Refuser une facture reçue en PDF pour ce seul motif : la DGFiP demande de la traiter si elle correspond à une opération réelle.
- Payer deux fois une facture reçue par deux canaux.
- Ne garder que le PDF d'une facture reçue en XML.
- Choisir un outil qui n'est ni plateforme agréée, ni raccordé à l'une d'elles.
- Répondre à un mail, un SMS ou un appel non sollicité qui vous presse de « vous inscrire » : la DGFiP rappelle de ne jamais transmettre d'informations confidentielles dans ce cas.
Sanctions pour la réception : mise en demeure de se conformer sous 3 mois, puis amende de 500 €, nouvelle mise en demeure, et 1 000 € tous les 3 mois tant que la situation dure (loi de finances pour 2026, article 123). Pendant le démarrage, la DGFiP ne sanctionne pas les entreprises engagées dans une mise en conformité sérieuse : gardez la trace de vos démarches.
Le faire avec Move On : Factures rangées
Factures rangées ajoute à votre Google Drive un dossier « À traiter » où vous déposez ce que vous téléchargez de la plateforme (version PDF ou Factur-X) ; si elle sait transférer par mail, elle l'envoie sur votre adresse factures@. Chaque pièce est lue comme celles qui arrivent par mail, rangée dans le dossier de la bonne société et comptée dans le tableau des dépenses, et les doublons sont écartés (même fournisseur, même numéro), y compris une facture reçue par les deux canaux. Les cas douteux attendent dans « À classer ».
Il ne remplace pas la plateforme agréée et ne lit pas un fichier XML seul : l'original reste sur la plateforme, pour la conservation. Mise en place dès 1 790 € HT, reprise de l'année écoulée comprise, puis 79 € ou 149 € HT par mois. En place en 1 semaine. Pilote de 2 semaines à 490 € HT avec un critère écrit (9 factures sur 10 rangées dans le bon dossier sans intervention, sur vos factures du mois écoulé) : s'il n'est pas atteint, la mise en place n'est pas due.
Quand vous n'en avez pas besoin
Une seule société, une seule banque, pas de chantier ni de dossier à suivre : la réception et la reconnaissance des factures de votre plateforme (Tiime, Qonto, Pennylane) suffisent. Factures rangées sert quand il faut ranger dans votre Drive, par société et par dossier, ce qui arrive par les deux canaux.
